Xuất khẩu trà bằng Express và Air Freight: làm đúng ngay từ lô hàng đầu tiên

Nhiều người nghĩ xuất khẩu trà cũng như xuất khẩu bất kỳ nông sản đóng gói nào khác: đóng thùng, dán tem, gọi forwarder là xong. Nhìn trên báo giá thì đúng là vậy. Nhưng trà là mặt hàng thực phẩm, có mã HS dễ nhầm giữa các dạng chế biến, và nhiều thị trường nhập khẩu yêu cầu kiểm dịch hoặc chứng nhận riêng. Cái khó không nằm ở việc gửi hàng đi. Cái khó nằm ở việc biết trước lô hàng có đủ điều kiện đi hay không, trước khi khách đã chờ báo giá và đã hứa ngày giao cho người mua.

Toàn bộ quy trình dưới đây được sắp theo đúng thứ tự một lô trà thật sự trải qua. Đọc lướt qua sơ đồ bên dưới trước, sau đó vào từng bước để xử lý chi tiết.

Vấn đề bề mặt nghe rất đơn giản: khách gửi ảnh sản phẩm, hỏi giá, mình báo giá. Vấn đề thực tế là trà có nhiều dạng: trà xanh, trà đen, trà ô long, trà thảo mộc, trà túi lọc, trà hòa tan. Mỗi dạng có cách đóng gói, độ ẩm và hạn sử dụng khác nhau, và một số nước áp quy định kiểm dịch chỉ cho một vài dạng nhất định. Nếu bỏ qua bước này, phần báo giá có thể đúng nhưng lô hàng vẫn không đi được.

Gốc rễ của bước này là: người bán hàng và người làm hồ sơ cần thống nhất dữ liệu trước khi báo giá, không phải sau khi khách đã đặt lịch lấy hàng.

Câu hỏi quan trọng hơn không phải là "Express hay Air Freight rẻ hơn". Câu hỏi đúng hơn là: lô hàng này cần thông quan hộ hay khách tự thông quan, và ai chịu chi phí khi hàng bị chậm một ngày. Express (DHL, FedEx, UPS) thường xử lý gọn cho lô nhỏ, có thông quan trọn gói, nhưng chi phí trên mỗi kg cao hơn khi khối lượng lớn. Air Cargo phù hợp hơn khi lô hàng nặng, nhưng cần người đứng ra thông quan riêng tại đầu nhận.

Tôi thấy nhiều lô trà chọn sai phương thức không phải vì tính sai giá, mà vì không tính đến ai là người thông quan ở đầu kia.

Có những lô trà nếu chỉ nhìn trên hợp đồng thì rất đơn giản: bên mua đặt hàng, bên bán đóng gói và gửi đi. Nhưng khi hàng đến sân bay nước nhập khẩu, hải quan sở tại mới là người quyết định hàng có được thông quan hay không, không phải hợp đồng giữa hai bên. Một số thị trường yêu cầu chứng nhận kiểm dịch thực vật, một số yêu cầu nhãn ghi thành phần theo ngôn ngữ bản địa, một số áp thuế nhập khẩu khác nhau tùy mã HS khai báo.

Nếu không xác nhận trước, hàng phải chờ ở sân bay đến trong lúc người nhập khẩu đi xin bổ sung giấy tờ. Đây là kiểu chậm trễ khó giải thích với khách nhất, vì hàng đã bay đến nơi nhưng vẫn chưa ra được kho.

Invoice là chứng từ đầu tiên hải quan hai đầu nhìn vào, nhưng lại là chứng từ hay bị làm ẩu nhất vì ai cũng nghĩ "chỉ là tờ giấy ghi giá". Sai tên hàng, sai điều kiện giao hàng, hoặc ghi trị giá không khớp với hợp đồng đều có thể khiến tờ khai bị soi kỹ hơn.

Nếu Invoice thiếu một trong các trường bắt buộc, tờ khai hải quan có thể bị yêu cầu bổ sung, và lô hàng bị giữ lại trong lúc chờ sửa. Từ kinh nghiệm làm thực tế, tôi nghĩ trước khi gửi Invoice cho forwarder, doanh nghiệp nên tự đối chiếu qua checklist dưới đây.

Packing List mô tả chính xác quy cách đóng gói: bao nhiêu kiện, mỗi kiện nặng bao nhiêu, kích thước thế nào. Sai số kiện hoặc sai trọng lượng so với thực tế cân tại kho hàng không là lỗi khiến lô hàng bị dừng lại để kiểm hóa, dù bản thân trà không có vấn đề gì.

Nếu Net Weight và Gross Weight bị nhầm lẫn, nhân viên kiểm hóa sẽ đặt câu hỏi ngay, và câu hỏi đó kéo theo thời gian chờ mà không ai lường trước.

Trà có nhiều nhóm mã HS khác nhau tùy theo dạng chế biến: trà xanh chưa lên men, trà đen đã lên men, trà thảo mộc pha trộn, hay trà hòa tan đã qua chiết xuất. Áp sai nhóm HS không chỉ ảnh hưởng thuế, mà còn ảnh hưởng đến việc lô hàng có bị yêu cầu kiểm dịch bổ sung hay không.

Cái khó không nằm ở việc tra một mã số. Cái khó nằm ở việc xác định đúng bản chất sản phẩm trước khi tra, vì hai loại trà nhìn giống nhau bên ngoài có thể thuộc hai nhóm HS khác nhau.

Nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ tới Invoice và Packing List, rồi bất ngờ khi bị hỏi thêm Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc Phytosanitary Certificate. Đây không phải chứng từ "phát sinh thêm", mà là chứng từ nằm sẵn trong yêu cầu của một số thị trường ngay từ đầu, chỉ là ít người kiểm tra trước.

Nếu thị trường đến yêu cầu Phytosanitary mà không chuẩn bị trước, doanh nghiệp phải quay lại xin cấp trong lúc hàng đã đóng gói xong, và mỗi ngày chờ là một ngày phát sinh chi phí lưu kho.

Booking sai thông tin là lỗi nhỏ nhưng gây phát sinh phí lớn: sai địa chỉ lấy hàng, sai giờ cut-off, sai trọng lượng khai báo so với thực tế cân. Mỗi lần sửa booking sau khi đã xác nhận là một lần có thể mất chỗ trên chuyến bay đã định.

Xe đến nhưng hàng chưa đóng gói xong là tình huống phổ biến hơn người ta nghĩ. Nếu nhân sự đóng gói chậm, tài xế phải chờ, và chuyến lấy hàng tiếp theo trong lịch trình của họ cũng bị trễ theo. Đây là lỗi vận hành nội bộ, không phải lỗi của hãng vận chuyển, nhưng hậu quả khách hàng vẫn phải gánh.

Tờ khai bị phân luồng đỏ không có nghĩa là hàng có vấn đề. Phần lớn trường hợp chỉ là hải quan cần đối chiếu thêm giữa Invoice, Packing List và tờ khai. Nếu ba chứng từ này khớp nhau từ đầu, bước kiểm hóa diễn ra nhanh hơn nhiều.

Nếu hồ sơ thiếu một chứng từ đã nêu ở các bước trước, đây là lúc thiếu sót đó lộ ra rõ nhất, và lô hàng phải chờ trong lúc bổ sung.

Không biết hàng đang ở đâu là điều khiến khách hàng lo lắng nhiều nhất, kể cả khi lô hàng vẫn đang di chuyển đúng lịch trình. Vấn đề không nằm ở việc hàng có chậm hay không. Vấn đề nằm ở việc không ai chủ động thông báo, khiến khách phải tự hỏi và tự đoán.

Nhiều người xem giao hàng xong là kết thúc lô hàng. Tôi nghĩ khác: lô hàng chỉ thực sự xong khi có Proof of Delivery (POD), khách xác nhận đã nhận đúng số lượng, và hồ sơ được lưu lại đầy đủ. Thiếu một trong ba điều này, nếu sau đó phát sinh tranh chấp, không ai có căn cứ để xử lý.

Tôi lấy những lỗi lặp lại nhiều nhất mà ATL từng xử lý, không phải để liệt kê cho đủ, mà để bạn tự đối chiếu lô hàng của mình trước khi gửi đi.

Đây là bản tổng hợp toàn bộ các mục đã đi qua ở 13 bước trước. Dùng bản này để rà lại lần cuối trước khi giao hàng cho Forwarder.