Gửi hàng đi triển lãm ở Đức bằng chuyển phát nhanh: lập kế hoạch ngược từ ngày khai mạc
Hội chợ khai mạc đúng ngày, không dời được. Gian hàng đã đặt, khách đã hẹn. Chỉ riêng hàng trưng bày là chưa chắc có mặt. Vậy làm sao để hàng đến trước ngày khai mạc, và còn đưa được về sau khi bế mạc? Bài này chia sẻ cách chúng tôi lập kế hoạch cho một lô hàng triển lãm gửi sang Đức, dưới góc nhìn của người quản lý vận hành.
- Hàng triển lãm là bài toán hai chiều: đi trước ngày khai mạc, và về sau khi bế mạc.
- Lập kế hoạch bằng cách tính ngược từ ngày khai mạc, trừ thời gian vận chuyển, thông quan và chuẩn bị hồ sơ.
- Hàng trưng bày, hàng bán tại chỗ và vật phẩm in ấn cần được khai báo và xử lý riêng.
1/Vì sao gửi hàng đi hội chợ, triển lãm quốc tế rất phổ biến?
Hội chợ là nơi tìm đối tác. Doanh nghiệp Việt tham gia hội chợ ở Đức và châu Âu để gặp buyer, giới thiệu sản phẩm và ký hợp đồng.
Sản phẩm thật cần có mặt tại gian hàng. Buyer muốn cầm, xem, thử. Hình ảnh trên catalogue thường không đủ.
Mỗi mùa hội chợ lặp lại. Nhiều ngành có hội chợ lớn theo chu kỳ. Doanh nghiệp tham gia nhiều kỳ sẽ gửi hàng nhiều lần trong năm.
=> Deadline cố định, không dời được. Đây là loại lô hàng không có cơ hội làm lại.
[DẪN NGUỒN: số liệu doanh nghiệp Việt Nam tham gia hội chợ quốc tế tại Đức]
2/Hồ sơ lô hàng
| Hạng mục | Thông tin |
|---|---|
| Tuyến | Việt Nam → Đức (hai chiều) |
| Hội chợ, ngày khai mạc và bế mạc | [SALE ĐIỀN] |
| Loại hàng | Hàng trưng bày, hàng bán tại chỗ, vật phẩm in ấn [SALE ĐIỀN: loại thực tế] |
| Khối lượng, số kiện | [SALE ĐIỀN] |
| Địa chỉ nhận hàng | [SALE ĐIỀN: gian hàng hay kho tập kết của ban tổ chức] |
| Hãng vận chuyển, thời gian giao | [SALE ĐIỀN] |
| Phương án chiều về | [SALE ĐIỀN: tái nhập, bán lại, để lại] |
3/Những khó khăn: hàng đến muộn một ngày là mất cả hội chợ
| Triệu chứng | Nguyên nhân thực | Gốc rễ |
|---|---|---|
| Hàng đến sau ngày khai mạc | Tính thời gian theo ngày giao hàng dự kiến, không tính thông quan và đệm an toàn | Lập kế hoạch xuôi từ ngày đóng hàng thay vì ngược từ ngày khai mạc |
| Hàng về bị vướng thủ tục | Chiều đi khai báo không tính đến chiều về | Coi lô hàng là một chiều |
| Hàng bị hỏi lại về mục đích | Không phân biệt hàng trưng bày và hàng bán | Gộp tất cả vào một loại hàng trên invoice |
Ba điểm nghẽn hay gặp
1/ Thời hạn và địa chỉ nhận hàng. Ban tổ chức thường quy định khung thời gian và nơi nhận hàng riêng cho gian hàng [XÁC NHẬN theo từng hội chợ]. Giao sai nơi hoặc sai giờ cũng có thể mất ngày.
2/ Khai báo hàng trưng bày. Hàng gửi để trưng bày rồi mang về thường đi theo cơ chế tạm xuất, tái nhập. Thời hạn tái nhập và hồ sơ đi kèm cần được xác định từ chiều đi [XÁC NHẬN thủ tục hải quan hiện hành của Việt Nam và nước đến].
3/ Nhầm hàng bán và hàng trưng bày. Một phần hàng có thể bán tại hội chợ hoặc để lại cho buyer. Hồ sơ chiều đi cần khớp với dự định này.
4/Cách chúng tôi vượt qua
- Lập mốc thời gian lùi từ ngày khai mạc.Trừ dần: đệm an toàn, thời gian vận chuyển, thời gian chuẩn bị hồ sơ. Mốc cuối cùng là ngày hàng phải rời xưởng.
- Phân loại hàng ngay từ đầu.Hàng trưng bày mang về, hàng bán tại chỗ, hàng để lại cho buyer, vật phẩm in ấn. Mỗi loại ghi riêng trên invoice.
- Chuẩn bị hồ sơ hai chiều từ lúc gửi.Chiều đi phải tính cả chiều về: thời hạn tái nhập, danh mục hàng, chứng từ cần giữ lại.
- Xác nhận địa chỉ và khung giờ nhận hàng với ban tổ chức.Giao đúng nơi, đúng giờ, có người nhận.
- Theo dõi hàng đến điểm nhận và lên kế hoạch chiều về.Hội chợ kết thúc là lúc dễ bỏ sót nhất. Chốt phương án chiều về trước ngày bế mạc.
Kết quả của lô hàng này
[SALE ĐIỀN: hội chợ, phát sinh thực tế đã gặp, cách xử lý, thời gian giao, phương án chiều về, phản hồi của khách]
5/Kế hoạch ngược và chi phí
Thời gian là điều kiện cứng, chi phí là điều kiện mềm. Với hàng triển lãm, chọn phương án theo ngày khai mạc trước, rồi mới tính chi phí.
Cước tính theo trọng lượng tính cước. Là số lớn hơn giữa trọng lượng thực và trọng lượng thể tích. Hàng gian hàng thường cồng kềnh, dễ bị tính theo thể tích.
Hàng quá khổ và hàng nhiều kiện có phương án riêng. Khi khối lượng lớn hoặc kích thước vượt quy cách Express, hãy so sánh với Air Freight [XÁC NHẬN theo hãng].
Công cụ tính mốc thời gian ngược
Nhập thông tin của hội chợ bạn. Công cụ không có số mẫu và không lưu gì.
6/Kinh nghiệm: checklist cho hàng đi hội chợ
Tick từng mục để theo dõi tiến độ chuẩn bị.
Ba nguyên tắc của người quản lý vận hành
1/ Tính ngược, không tính xuôi. Ngày khai mạc là điểm neo duy nhất không đổi.
2/ Chiều về là một phần của chiều đi. Quyết định hồ sơ chiều về ngay khi đóng hàng.
3/ Đệm an toàn là chi phí rẻ nhất. Một vài ngày đệm rẻ hơn rất nhiều so với một gian hàng trống.
7/Khi lô hàng lớn hơn: gian hàng lớn, nhiều hội chợ
Năm đầu thử một hội chợ. Năm sau gian hàng lớn hơn, hoặc đi nhiều hội chợ trong năm.
| Tình huống | Đặc điểm | Hướng cân nhắc |
|---|---|---|
| Một gian hàng nhỏ | Vài kiện, vài chục kg | Express hai chiều, kế hoạch ngược có đệm |
| Gian hàng lớn | Nhiều kiện, hàng cồng kềnh | So sánh Air Freight hoặc phương án kiện lớn với Express |
| Nhiều hội chợ trong năm | Lặp lại, có thể dùng lại hàng trưng bày | Lịch tổng cho cả năm, bộ hồ sơ dùng lại, đơn vị vận chuyển nắm sẵn danh mục |
8/Câu hỏi thường gặp
Cần gửi hàng đi triển lãm ở Đức?
Gửi cho chúng tôi ngày khai mạc, thông tin hàng, kích thước kiện và phương án chiều về. Đội ngũ sẽ lập kế hoạch ngược và báo phương án phù hợp.