Chuyển phát nhanh hàng may mặc Việt Nam đi Hàn Quốc: chia sẻ từ một lô hàng mẫu vải và quần áo
Hàng mẫu nhẹ. Giá trị không lớn. Vậy vì sao đây lại là loại lô hàng dễ trễ deadline nhất? Bài này kể lại cách chúng tôi xử lý một lô mẫu vải và quần áo gửi sang Hàn Quốc, dưới góc nhìn của người quản lý vận hành.
- Hàng may mặc mẫu đi Hàn Quốc chủ yếu chậm vì khai báo thiếu thông tin, không phải vì khoảng cách.
- Invoice cần đủ 6 thông tin: tên hàng, mã HS, thành phần, mới hay cũ, thương hiệu, công dụng.
- Đóng gói đúng quy cách giúp tránh rách thùng, ướt hàng và phụ phí kiện cồng kềnh.
1/Vì sao hàng may mặc đi Hàn Quốc bằng Express rất phổ biến?
Mẫu đi trước, đơn hàng đi sau. Buyer duyệt mẫu vải, mẫu áo quần rồi mới chốt đơn sản xuất. Mẫu chưa đến nơi thì đơn chưa chốt.
Lô nhỏ, cần nhanh. Vài kg đến vài chục kg. Không đủ lớn để đặt chuyến Air Freight riêng. Nhưng deadline thì cứng.
Lặp lại theo mùa. Mỗi mùa thời trang có một đợt mẫu. Nhà máy may và doanh nghiệp FDI gửi mẫu nhiều lần trong năm.
=> Nhu cầu này đều đặn. Vì vậy chuyện nhỏ như một dòng khai báo cũng lặp lại theo.
[DẪN NGUỒN: số liệu xuất khẩu dệt may Việt Nam sang Hàn Quốc]
2/Hồ sơ lô hàng
| Hạng mục | Thông tin |
|---|---|
| Tuyến | Việt Nam → Hàn Quốc |
| Loại hàng | Vải, quần, áo không thương hiệu (hàng mẫu dệt may) |
| Hãng vận chuyển | FedEx / DHL / UPS: [SALE ĐIỀN: hãng thực tế] |
| Khối lượng và số kiện | [SALE ĐIỀN] |
| Deadline của khách | [SALE ĐIỀN] |
| Thời gian giao thực tế | [SALE ĐIỀN] |
3/Những khó khăn: triệu chứng thì giống nhau, gốc rễ thì khác
Khách thường chỉ thấy kết quả: hàng chậm, thùng rách, cước cao hơn dự tính. Người quản lý phải nhìn xuống tận gốc.
| Triệu chứng | Nguyên nhân thực | Gốc rễ |
|---|---|---|
| Hàng nằm lại ở khâu thông quan | Invoice mô tả mơ hồ, ví dụ "garment", "sample" | Người gửi chưa hình dung hải quan cần đọc ra hàng là gì |
| Thùng rách, hàng ẩm | Carton không đúng quy cách, không có lớp chống ẩm | Đóng gói theo thói quen gửi nội địa |
| Cước cao hơn báo giá | Phụ phí cho kiện cồng kềnh, vải cuộn | Không báo kích thước kiện từ đầu |
Invoice cần đủ 6 thông tin
| Thông tin | Hay ghi sai | Nên ghi |
|---|---|---|
| 1/ Tên hàng (tiếng Việt) | "Garment" | Áo thun cotton nam (mẫu) |
| 2/ Mã HS | Để trống hoặc chép từ lô cũ | Mã do doanh nghiệp xác định, khớp với mô tả hàng |
| 3/ Thành phần, chất liệu | Bỏ trống | Ví dụ 100% cotton, hoặc tỷ lệ pha sợi |
| 4/ Hàng mới hay đã qua sử dụng | Không ghi | Ghi rõ "mới 100%" nếu đúng |
| 5/ Có thương hiệu hay không | Để mặc định | Ghi "không thương hiệu" hoặc tên thương hiệu thật |
| 6/ Công dụng | "Sample" | Mẫu để buyer duyệt đơn hàng, không bán |
Hai nhóm rủi ro cần tách riêng
Phát sinh
- Chậm thông quan, nhất là khi hàng có deadline
- Bị yêu cầu bổ sung chứng từ
Lường trước được
- Rách thùng, thấm nước
- Phụ phí do đóng sai quy cách
=> Nhóm "lường trước" nằm hoàn toàn trong tay người gửi. Xử lý tốt nhóm này thì chỉ còn lại rủi ro thật sự không tránh được.
4/Cách chúng tôi vượt qua
- Kiểm tra thông tin hàng trước khi báo giá.Đối chiếu 6 thông tin invoice với hàng thực tế. Thiếu thì hỏi lại ngay, không đợi đến ngày lấy hàng.
- Chuẩn bị chứng từ.Invoice và packing list khớp nhau về tên hàng, số lượng, trọng lượng.
- Hướng dẫn đóng gói.Thùng carton đúng quy cách. Có lớp màng chống ẩm bên trong, đặc biệt với vải.
- Lấy hàng tận nơi.Báo trước thông tin tài xế để nhà máy chủ động bàn giao.
- Theo dõi và xử lý phát sinh.Cập nhật hành trình. Có vướng mắc thì báo khách cùng phương án.
Kết quả của lô hàng này
[SALE ĐIỀN: phát sinh thực tế đã gặp, cách xử lý, thời gian giao, phản hồi của khách]
5/Cước và phụ phí: đừng chỉ nhìn vào số cân
Cước tính theo trọng lượng tính cước. Đó là số lớn hơn giữa trọng lượng thực và trọng lượng thể tích. Trọng lượng thể tích thường tính theo dài × rộng × cao (cm) chia cho một hệ số, tùy hãng.
Vải cuộn và kiện cồng kềnh dễ bị tính thêm. Phụ phí xử lý đặc biệt (AHC) và phụ phí kiện quá khổ (LPS) áp dụng theo điều kiện riêng của từng hãng.
Có mức trọng lượng tối thiểu. Mức nhận tối thiểu là 0,5 kg [XÁC NHẬN theo hãng].
Lô lớn có mức ưu đãi riêng. Các mốc 21 kg+ và 31 kg+ [CHỐT SỐ].
6/Kinh nghiệm: checklist trước khi gửi mẫu may mặc
Tick từng mục để theo dõi tiến độ chuẩn bị.
Ba câu hỏi nên hỏi nhà xưởng trước khi nhận hàng
1/ Hàng đã được kiểm đếm chưa? Lệch số lượng so với packing list là lý do phổ biến khiến hồ sơ phải sửa.
2/ Thành phần vải có xác nhận từ bộ phận kỹ thuật không? Tránh khai theo trí nhớ.
3/ Kiện nào là vải cuộn? Báo trước để tính phụ phí chính xác.
7/Khi lô hàng lớn hơn: từ mẫu sang lô thương mại
Mẫu duyệt xong, đơn chốt, lô hàng sẽ lớn dần. Lúc này câu hỏi không còn là "gửi thế nào" mà là "gửi bằng hình thức nào".
| Giai đoạn | Đặc điểm | Hướng cân nhắc |
|---|---|---|
| Gửi mẫu | Vài kg, gấp, tần suất theo mùa | Express (FedEx / DHL / UPS) |
| Lô nhỏ đầu tiên | Vài chục kg, có deadline | Express với mức ưu đãi theo khối lượng, so sánh song song với Air Freight |
| Lô thương mại định kỳ | Khối lượng lớn, gửi đều | Air Freight hoặc hợp đồng volume với lịch gửi cố định |
Hàng đi tuyến Trung Quốc có cách tính giá và lịch bay khác. Mời bạn đọc bài kế tiếp: [LINK BÀI 1B: Chuyển phát nhanh hàng may mặc đi Trung Quốc].
8/Câu hỏi thường gặp
Cần gửi mẫu may mặc đi Hàn Quốc?
Gửi cho chúng tôi thông tin hàng, kích thước kiện và deadline. Đội ngũ sẽ rà soát hồ sơ và báo phương án phù hợp.