Hướng dẫn check cước Air trên FreighCheck chi tiết từng bước

Kinh nghiệm thực chiến · Air Freight

Hướng dẫn check cước Air trên FreightCheck chi tiết từng bước

Nhiều người nghĩ muốn biết giá cước Air Freight thì chỉ có một cách: gửi email cho Forwarder rồi chờ. Nhìn bên ngoài thì đúng là vậy. Nhưng ai từng phải báo giá cho khách trong buổi sáng, mà đến chiều vẫn chưa có giá cước, mới thấy cách làm đó đang lấy đi thứ quý nhất của mình: thời gian ra quyết định.

Bài viết này tôi hướng dẫn cách tự check cước Air trên FreightCheck từng bước một. Không phải để thay thế Forwarder. Mà để bạn chủ động được con số trước, rồi làm việc với Forwarder ở một vị thế khác: vị thế của người đã biết giá thị trường.

Vì sao việc hỏi giá Air Freight thủ công thường mất nhiều thời gian?

Quy trình quen thuộc của rất nhiều bạn xuất nhập khẩu là như thế này: khách hỏi giá lúc 9 giờ sáng. Bạn soạn email hỏi 3 Forwarder. Forwarder thứ nhất trả lời sau 2 tiếng, nhưng hỏi lại kích thước kiện hàng. Forwarder thứ hai báo giá lúc 4 giờ chiều. Forwarder thứ ba im lặng đến hôm sau. Trong khi đó, khách của bạn đang chờ.

Cái chậm không nằm ở Forwarder lười. Cái chậm nằm ở bản chất của quy trình: mỗi lần hỏi giá là một vòng trao đổi thông tin qua lại. Thiếu một dữ kiện là thêm một vòng email. Muốn so sánh 3 tuyến là phải chờ đủ 3 nguồn trả lời.

Hệ quả cụ thể:

• Tiến độ báo giá cho khách bị kéo theo. Khách B2B thường hỏi giá cùng lúc 2–3 nhà cung cấp. Ai trả lời trước, người đó có lợi thế.
• Khó so sánh nhiều tuyến cùng lúc. Muốn biết đi Frankfurt qua SGN hay qua HAN rẻ hơn, bạn phải hỏi hai lần, chờ hai lần.
• Không có mặt bằng giá để đối chiếu. Nhận một báo giá duy nhất thì không biết nó cao hay thấp so với thị trường.

Khi nào doanh nghiệp nên tự check cước Air trước khi liên hệ Forwarder?

Câu hỏi đúng không phải là "tự check hay hỏi Forwarder". Câu hỏi đúng hơn là: ở giai đoạn nào của quyết định, bạn cần con số ở mức độ chính xác nào?

Từ kinh nghiệm làm thực tế, tôi thấy có 5 tình huống nên tự tra cứu trước:

1. Khảo sát giá thị trường. Bạn cần biết mặt bằng cước tuyến SGN–NRT tháng này khoảng bao nhiêu, chưa cần giá chốt.
2. Ước tính chi phí logistics trong giá thành. Purchasing tính landed cost cho một đơn hàng nhập, sai số 5–10% chấp nhận được.
3. Lập báo giá sơ bộ cho khách hàng. Sales cần trả lời khách trong 30 phút thay vì để khách chờ đến chiều.
4. Đánh giá tính khả thi của đơn hàng. Hàng 480kg đi Air có còn lời không, hay phải chuyển phương án Sea? Con số tra cứu giúp bạn loại phương án bất khả thi ngay từ đầu.
5. Tiết kiệm vòng trao đổi với Forwarder. Khi đã có con số tham khảo, cuộc trao đổi với Forwarder đi thẳng vào việc: xác nhận giá, phụ phí và chỗ tải — thay vì bắt đầu từ con số không.

Ngược lại, nếu lô hàng đã chốt, cần đặt chỗ thật, có yếu tố đặc thù (hàng nguy hiểm, hàng lạnh, hàng giá trị cao) — lúc đó con số tra cứu chỉ là điểm khởi đầu. Phần quyết định vẫn cần người làm nghề xác nhận.

FreightCheck là gì và hoạt động như thế nào?

FreightCheck là nền tảng tra cứu giá cước vận tải quốc tế trực tuyến, do đội ngũ AlphaTrans Group xây dựng. Ý tưởng của nó xuất phát từ một thực tế: mỗi ngày đội sales của chúng tôi trả lời hàng chục câu hỏi giống nhau — "tuyến này bao nhiêu tiền một ký?". Những câu hỏi đó hoàn toàn có thể để hệ thống trả lời, còn con người tập trung vào phần khó hơn: phương án triển khai.

Về cách hoạt động:

• Nguồn dữ liệu cước được tổng hợp từ bảng giá của các hãng hàng không và đối tác vận tải mà hệ thống kết nối, cập nhật theo chu kỳ hiệu lực của bảng giá.
• Người dùng nhập tuyến và thông số hàng, hệ thống đối chiếu với dữ liệu cước còn hiệu lực và trả về kết quả kèm điều kiện áp dụng.
• Các loại hình hỗ trợ gồm Air Freight và các phương thức vận tải quốc tế khác — trong bài này tôi tập trung vào Air.

Điều tôi muốn nói ở đây không phải là FreightCheck thay được người làm logistics. Cái đáng nói là: nó đưa thông tin giá — thứ trước đây phải chờ vài tiếng đến vài ngày — về mức vài phút. Phần còn lại của bài toán vận chuyển vẫn cần người có trách nhiệm đứng ra tổ chức.

Những thông tin nào FreightCheck có thể cung cấp cho người dùng?

Nhiều bạn tưởng công cụ chỉ hiển thị một con số giá. Thực tế, một kết quả tra cứu Air Freight đầy đủ gồm 5 nhóm thông tin:

Nếu chỉ nhìn vào đơn giá mà bỏ qua 4 nhóm còn lại, con số bạn cầm đi báo khách sẽ thiếu. Và thiếu ở logistics thường đồng nghĩa với phát sinh.

Cần chuẩn bị những thông tin gì trước khi check cước Air?

Kết quả tra cứu chỉ chính xác bằng dữ liệu bạn nhập vào. Trước khi mở FreightCheck, hãy chuẩn bị đủ 6 thứ sau:

Cách xác định trọng lượng tính cước (Chargeable Weight) trước khi tra cứu

Đây là nơi phần lớn sai sót bắt đầu. Hàng không tính cước theo con số lớn hơn giữa hai đại lượng:

• Gross Weight — trọng lượng cân thực tế, gồm cả bao bì.
• Volumetric Weight — trọng lượng quy đổi từ thể tích, theo công thức:

Ví dụ thực tế

Một lô hàng linh kiện nhựa gồm 12 kiện, mỗi kiện 80 × 60 × 50 cm, cân thực tế tổng cộng 320 kg:

• Volumetric mỗi kiện: 80 × 60 × 50 ÷ 6.000 = 40 kg
• Volumetric cả lô: 40 × 12 = 480 kg
• So sánh: 480 kg > 320 kg → Chargeable Weight = 480 kg

Nếu bạn nhập 320 kg để tra cứu, chi phí ước tính sẽ thấp hơn thực tế 50%. Đem con số đó báo khách, đến lúc xuất hàng mới phát hiện, thì người đứng ra giải thích với khách là bạn — không phải hệ thống.

Hướng dẫn tra cứu từng bước trên FreightCheck

Truy cập nền tảng FreightCheck. Nếu đã có tài khoản, đăng nhập để lưu được lịch sử tra cứu — rất tiện khi cần đối chiếu giá giữa các thời điểm. Tại giao diện chính, chọn loại hình Air Freight và xác định khu vực tra cứu (xuất khẩu từ Việt Nam hay nhập khẩu về Việt Nam).

Chọn sai loại hình ở bước này thì mọi bước sau đều vô nghĩa, nên hãy chậm lại 5 giây để kiểm tra.

Nhập mã sân bay vào ô Origin và Destination. Lỗi phổ biến nhất ở bước này: nhầm giữa tên thành phố và mã sân bay. Một thành phố có thể có nhiều sân bay, và giá giữa chúng khác nhau:

• Tokyo: NRT (Narita) và HND (Haneda)
• New York: JFK và EWR (Newark)
• Thượng Hải: PVG (Pudong) và SHA (Hongqiao)

Nếu chưa chắc, hãy hỏi lại người nhận hàng sân bay nào gần kho của họ. Chọn sai đầu đến, tiền trucking nội địa phát sinh có khi lớn hơn phần chênh giá cước bạn đang cố tối ưu.

Nhập Gross Weight, số kiện và Dimensions từng kiện. Hai điểm cần soát trước khi bấm tìm kiếm:

• Đơn vị đo lường: kg và cm là chuẩn phổ biến. Nếu nhà máy gửi packing list theo inch và lbs, phải quy đổi trước khi nhập.
• Khớp với packing list: số kiện và kích thước phải đúng với chứng từ. Hệ thống tính Chargeable Weight dựa trên chính những con số này.

Bấm Search. Hệ thống xử lý trong vài giây và trả về danh sách các lựa chọn: đơn giá theo weight break, hãng vận chuyển, transit time và phụ phí kèm theo. Một kết quả được xem là hợp lệ khi nó còn trong thời hạn hiệu lực hiển thị kèm — giá cước Air có hiệu lực theo kỳ, thường 15 ngày hoặc theo tháng.

Lưu kết quả lại hoặc chia sẻ cho đồng nghiệp để dùng làm căn cứ đối chiếu. Khi giá thay đổi, bạn có dữ liệu để biết nó thay đổi bao nhiêu và từ lúc nào.

Cách đọc bảng giá Air Freight trên FreightCheck

Nhìn thấy nhiều con số nhưng không biết giá nào là giá cuối cùng — đây là vướng mắc thật của người mới. Bảng giá Air Freight có logic riêng của nó, nắm được 4 khái niệm sau là đọc được:

Một mẹo thực tế về Weight Break

Lô hàng 280kg ở mức +100kg có đơn giá 3,2 USD/kg → cước 896 USD. Nhưng nếu mức +300kg có đơn giá 2,8 USD/kg, khai 300kg chỉ tốn 840 USD — rẻ hơn 56 USD dù khai nặng hơn. Trong nghề gọi đây là "khai vượt mức có lợi". Hệ thống hiển thị đủ các weight break chính là để bạn nhìn ra những điểm gãy này.

Ý nghĩa của các phụ phí thường xuất hiện trong kết quả

Giá cuối cùng khác giá cước cơ bản — không phải vì ai giấu phí, mà vì cấu trúc chi phí Air Freight vốn gồm nhiều lớp:

• Fuel Surcharge (FSC): phụ phí xăng dầu, tính theo kg, biến động theo giá nhiên liệu. Có giai đoạn FSC còn cao hơn cả cước cơ bản.
• Security Surcharge (SSC): phụ phí an ninh hàng không, tính theo kg, thường ổn định hơn FSC.
• Handling Fee: phí xử lý hàng tại đầu đi — làm hàng, dán nhãn, chứng từ.
• Airport Charges: các khoản thu tại sân bay như phí soi chiếu, phí lưu kho, phí terminal.
• Phụ phí phát sinh khác: phí hàng nguy hiểm (DGR), phí khai eAWB, phí mùa cao điểm (PSS)... tùy loại hàng và thời điểm.

Làm thế nào để so sánh nhiều lựa chọn vận chuyển?

Kết quả trả về thường có nhiều dòng: hãng A giá thấp nhưng transit 5 ngày qua trung chuyển, hãng B đắt hơn 0,4 USD/kg nhưng bay thẳng 1 ngày. Chọn dòng nào không phải câu hỏi về giá — đó là câu hỏi về hàng của bạn cần gì.

Tôi thường khuyên khách so theo 5 tiêu chí, theo đúng thứ tự này:

1. Phù hợp theo loại hàng: hàng có yêu cầu đặc thù (nhiệt độ, pin, dễ vỡ) thì loại ngay các hãng không nhận — trước khi nhìn giá.
2. Transit time so với deadline: hàng phải có mặt thứ Sáu thì phương án 5 ngày rẻ đến mấy cũng vô nghĩa.
3. Mức độ ổn định: tuyến bay thẳng, tần suất hằng ngày ít rớt tải hơn tuyến nối chuyến 3 chuyến/tuần. Mùa cao điểm, sự khác biệt này quyết định hàng đi được hay nằm lại.
4. Tổng chi phí all-in: cước + toàn bộ phụ phí, quy về cùng đơn vị.
5. Hãng vận chuyển: kinh nghiệm xử lý loại hàng của bạn trên tuyến đó.

Nếu chỉ nhìn giá, bạn tối ưu được vài chục USD. Nếu chọn sai độ ổn định, hàng rớt tải một chuyến, thiệt hại tính bằng tiến độ của cả đơn hàng.

5 lỗi thường gặp khi check cước Air khiến kết quả sai lệch

Giá thực tế khác xa giá đã tra cứu — trong đa số trường hợp, nguyên nhân không nằm ở hệ thống. Nguyên nhân nằm ở dữ liệu đầu vào. Đây là 5 lỗi tôi gặp nhiều nhất:

1. Sai sân bay. Chọn NRT trong khi kho người nhận gần HND. Giá cước có thể gần nhau, nhưng chi phí giao nội địa đầu kia chênh đáng kể.
2. Sai đơn vị đo. Nhập kích thước theo inch vào ô tính bằng cm. Volumetric Weight lệch hơn 2,5 lần — và toàn bộ ước tính sai theo.
3. Sai Chargeable Weight. Chỉ nhập cân nặng thực tế, quên tính thể tích. Với hàng nhẹ cồng kềnh, đây là lỗi đắt nhất.
4. Chọn sai loại hàng. Hàng có pin lithium khai là hàng bách hóa. Giá tra ra đẹp, nhưng đến lúc booking mới biết phải cộng phí DGR và không phải hãng nào cũng nhận.
5. Bỏ sót phụ phí. Cầm mỗi Freight Rate đi báo khách, quên FSC, SSC, Handling. Đến lúc thanh toán, con số cuối cao hơn 30–40% so với con số đã hứa.

Tại sao cùng một tuyến nhưng giá cước có thể thay đổi liên tục?

Nhiều bạn thắc mắc: hôm qua tra 3,1 USD/kg, hôm nay tra lại thành 3,6 USD/kg — hệ thống có nhầm không? Không nhầm. Giá cước Air vận hành như giá vé máy bay hành khách: nó là giá của chỗ tải tại một thời điểm, không phải bảng giá niêm yết cố định.

Năm yếu tố khiến giá dao động:

• Cung cầu tải hàng không: tải trên tuyến có hạn. Tuần nào hàng dồn nhiều, giá nhích lên theo giờ.
• Mùa cao điểm: trước Tết, trước Giáng sinh, mùa ra mắt sản phẩm điện tử — giá có thể tăng 30–50% kèm phụ phí PSS.
• Biến động nhiên liệu: FSC điều chỉnh theo giá dầu, thường theo kỳ 2 tuần hoặc 1 tháng.
• Chính sách hãng bay: hãng cắt chuyến, đổi máy bay nhỏ hơn, hoặc mở tuyến mới — tải thay đổi, giá thay đổi.
• Yếu tố thị trường quốc tế: gián đoạn ở một khu vực khiến hàng dồn sang tuyến khác, đẩy giá cả những tuyến tưởng như không liên quan.

Tự check cước trên FreightCheck hay hỏi trực tiếp Forwarder: Nên chọn cách nào?

Câu trả lời của tôi: không chọn một trong hai — dùng đúng công cụ cho đúng giai đoạn.

Quy trình tôi khuyên: tra trước — hỏi sau. Tự check để nắm mặt bằng và loại phương án không khả thi. Sau đó làm việc với Forwarder để chốt giá, chốt chỗ và chốt trách nhiệm. Cách này rút vòng trao đổi từ 3–4 email xuống còn 1, và bạn nói chuyện với Forwarder bằng dữ liệu chứ không bằng cảm giác.

Những trường hợp vẫn cần liên hệ chuyên gia logistics sau khi đã tra cứu giá

Có giá rồi chưa có nghĩa là lô hàng đi được. Cái khó không nằm ở con số — cái khó nằm ở việc tổ chức cho lô hàng thực tế đi đúng con số đó. Năm trường hợp sau, tôi khuyên bạn dừng lại và gọi cho người làm nghề:

• Hàng nguy hiểm (DGR): pin lithium, hóa chất, bình khí nén — cần khai báo đúng phân loại, đóng gói đúng chuẩn, và không phải hãng nào cũng nhận. Khai sai ở khâu này không phải chuyện phụ phí, mà là chuyện hàng bị giữ lại.
• Hàng giá trị cao: cần phương án bảo hiểm, giám sát và tuyến bay hạn chế trung chuyển.
• Dự án đặc biệt: hàng quá khổ, nhiều lô ghép, deadline gắn với tiến độ công trình — đây là bài toán phương án, không phải bài toán giá.
• Yêu cầu tối ưu chi phí: lượng hàng đều hằng tháng thì đàm phán giá hợp đồng, gom hàng, đổi cách đóng kiện — những việc công cụ không làm thay được.
• Tư vấn chứng từ và thủ tục: hàng cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, C/O — sai chứng từ thì giá cước rẻ mấy cũng thành vô nghĩa vì hàng không thông quan được.

Nếu chưa chắc kết quả tra cứu, doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước khi gửi yêu cầu tư vấn?

Muốn nhận báo giá chính xác trong lần trao đổi đầu tiên, hãy gửi kèm đủ 5 nhóm thông tin sau. Thiếu một nhóm là thêm một vòng hỏi lại — và thêm nửa ngày chờ:

Kinh nghiệm của tôi: khách gửi đủ 5 nhóm này thường nhận được phương án hoàn chỉnh ngay trong ngày. Khách gửi thiếu, riêng phần hỏi đáp qua lại đã mất 2 ngày.

FAQ — Các câu hỏi thường gặp khi check cước Air trên FreightCheck

Lời kết

Tra được giá cước chưa phải là xong. Xong là khi con số đó đúng với Chargeable Weight thực tế, đã cộng đủ phụ phí, còn trong hiệu lực, và có một phương án triển khai đứng phía sau nó.

FreightCheck giúp bạn chủ động phần con số — nhanh, minh bạch, so sánh được. Phần còn lại của bài toán vận chuyển, từ tổ chức lô hàng đến xử lý phát sinh, vẫn cần một đầu mối chịu trách nhiệm đến cuối cùng. Với ATL, chúng tôi nhìn mỗi lô hàng Air không phải là một dòng giá trên bảng, mà là một phương án triển khai.

↑